7 i po savjeta da povećate produktivnost — bilo gdje

Svima nam dođu trenuci kada izvršavanje jednostavnih radnih obaveza djeluje kao nešto što je potpuno van našeg domašaja. S iskušenjima kao što su društvene mreže, igrice i internet uopšteno, vrlo je lako upasti u klopku poremećaja pažnje na poslu. Da ne govorimo o neprekidnom kretanju ljudi kroz kancelariju…

Šta možemo da učinimo tim povodom? Kako da budemo produktivni pored svih tih okolnih ometača?

Iako ne posjedujemo pouzdan sistem koji će eliminisati sve smetnje iz vašeg okruženja, otkrićemo vam ukupno 7 i po osnovnih pravila čijom ćete primjenom postati jedan od miljenika svog šefa, ali i sebe samih. 😉

Produktivnost se definiše kao sposobnost postizanja pozitivnih rezultata u najkraćem mogućem vremenskom periodu, što vam ostavlja više slobodnog vremena. Ovo zahtijeva da radite pametnije, a ne više ili intenzivnije. To ćete ostvariti usavršavanjem radnog procesa, ubrzavanjem izvršavanja zadataka i smanjivanjem šansi za prekide.

Nastavite sa čitanjem kako biste saznali naše savjete za poboljšanje vaše produktivnosti!

1. Izbjegavajte multitasking i ne prokrastinirajte!

Iako je vještina multitaskinga karakteristika kojom se mnogi diče i ističu je u svojim radnim biografijama, obavljanje više zaduženja istovremeno znači da nećete svako od njih obaviti s jednakom efikasnošću kao što biste to uradili da se bavite svakim pojedinačno.

Istraživanje je pokazalo da ćete, pokušavajući da paralelno ispunite više zadataka, izgubiti i do 40 odsto svog vremena, što nastaje kao rezultat gubitka koncentracije zbog neprekidnog prebacivanja fokusa s jedne obaveze na drugu.

Umjesto multitaskinga, odredite prioritete i rokove za njihovo obavljanje. Tako ćete najprije staviti tačku na najhitnije stvari, a potom ćete imati dovoljno vremena da se posvijetite sporednim. I… Ne odlažite!

2. Smanjite broj sastanaka!

Sastanci mogu da oduzmu dosta vremena koje biste eventualno iskoristili efikasnije. Treba čekati da se svi pojave, uljudno se pozdraviti i učtivo proćaskati sa svima, a tek onda slijedi ono zbog čega ste se okupili. Ponekad, rješavanje samo jednog problema može potrajati i sat vremena.

Alternativno rješenje? Nemojte ni ugovarati sastanak. Iznenadili biste se koliko pitanja možete da riješite putem e-maila ili kratkim telefonskim pozivom.

Ovo, međutim, ne znači da sastanke treba potpuno odstraniti iz svog dnevnog rasporeda. Svakako da postoje određene okolnosti gdje je razgovor licem u lice neophodan, ali prethodno ispitajte ostale mogućnosti.

Ako je riječ o dijeljenju informacija, vrlo vjerovatno je lakše da pošaljete e-mail, ali ako se s druge strane radi o brainstorming diskusiji, trebalo bi zakazati sastanak.

3. Isključite notifikacije!

Isključivanjem notifikacija na telefonu tokom radnog vremena preventivno ćete djelovati na konstantno provjeravanje uređaja tokom dana. Isto pravilo bi trebalo primijeniti i na kompjuter ako je na vašem radnom mjestu korišćenje društvenih mreža dozvoljeno.

Kako biste ovaj savjet podigli na viši nivo, izlogujte se sa svih svojih profila. Na taj način, otežaćat ćete sebi pristup društvenim mrežama, zbog čega ćete potisnuti nagon za njihovim neprestanim pretresom.

4. Upravljajte ometačima!

Postoje određene stvari tokom radnog vremena na koje ne možete da utičete i koje ne možete da spriječite npr. hitan sastanak koji je sazvao vaš nadređeni ili kolega ili coworker kome treba vaša pomoć. Slično, postoje određene stvari tokom radnog vremena na koje možete uticati i koje možete da spriječiti.

Budite proaktivni i informišite ljude u svojoj okolini da vam je u datim trenucima potreban mir. Na poslovnom četu možete da obilježite da ste zauzeti/busy ili nedostupni/unavailable.

Ako vam gori pod nogama i krajnji rok samo što nije stigao, obavijestite kolege ili coworkere da treba da se koncentrirate i zamolite ih da vas ne prekidaju.

Prepoznavši moguće „skretače” pažnje unaprijed i isplaniravši kako da neutrališete njihov uticaj na vaš posao, smanjićete šanse da vas bilo šta omete.

5. Organizujte svoj radni prostor!

Neuredan i zatrpan kancelarijski sto ograničit će vaš fokus. Prema rezultatima istraživanja, haos u vašem radnom prostoru negativno će se odraziti na vašu koncentraciju i sposobnost da primate i obrađujete podatke. Stoga je veoma važno da svoju okolinu na poslu održavate čistom i organizovanom.

Uspostavite sopstveni sistem organizacije prije nego što se dokumentacija počne nagomilavati. Digitalizacija nam je ovo prilično olakšala, s obzirom na to da su administrativni poslovi uglavnom odvijaju u virtuelnom okruženju te nema potrebe da čuvate nebrojeno mnogo papira i registara u materijalnom obliku, osim ako je upravo to vaš glavni posao. Pored dokumenata, ovo će vam omogućiti da lakše nađete i kancelarijski pribor i alate kada su vam potrebni. Američki stručnjaci su utvrdili da prosječan radnik u toku godine izgubi čak nedjelju dana tražeći zaturene predmete.

6. Odmarajte!

Redovne pauze na poslu su ključno sredstvo za produktivnost na poslu. Rad ispred kompjutera može da poveća rizik od razvoja srčanih bolesti, dijabetesa i gojaznosti. Čak i mikropauza od samo tridesetak sekundi rezultovaće i do 30 odsto većom produktivnošću.

Odmori su od ogromnog značaja i za vaše mentalno zdravlje i emotivno blagostanje. Vaš mozak je poput mišića — što više radi, lakše se „pohaba”. Pauze će vam olakšati čak i proces donošenja odluka, ali će takođe podstaći vašu kreativnost.

7. Upotrijebite sve raspoložive alate!

Vi ste onoliko dobri koliko i resursi na vašem raspolaganju. Ne samo da ćete završavati svoje obaveze brže i uspješnije, već ćete pomoću odgovarajućeg softvera usavršiti sam radni proces. On je od suštinske važnosti za opstanak biznisa zato što podrazumijeva upravljanje zadacima, povezivanjem radnika i skladištenjem bitnih podataka.

Menadžeri i preduzetnici upravo s tim na umu teže da svom timu olakšaju posao kroz prave alate, bilo da je to Slack za čet, preraspodjelu poslova i saradnju zaposlenih, Samepage za konferencijske video-pozive ili TimeCamp za pregled prirustva i produktivnosti.

Čak i ukoliko niste na rukovodećoj poziciji, a uočili ste da vam nedostaje neki od alata za rad, obratite se svom šefu. Dobar lider razumjet će značaj te informacije za buduće rezultate svog tima.

7,5. Hidrirajte se!

Uprkos tome što znamo da bi trebalo da se osvježavamo redovno, lako zaboravljamo da pijemo dovoljno vode tokom dana. Mnogi su ismevali potrebu za aplikacijom koja bi nas podsjećala na ovu biološku potrebu, ali nemoguće je poreći da često zaboravimo da se hidriramo, oslanjajući se na čaj i kafu. Ipak, baš kao i odlasci na pauze, voda je ključno sredstvo za održavanje vaše produktivnosti na poslu.

Kada ne pijete dovoljno vode, rizikujete dehidraciju, glavobolje, umor i nabacivanje kilograma. Kako biste izbjegli to, držite flašu s ovom tečnošću na svom radnom stolu kao podsjetnik da se hidrirate. Ako je ukus vode za vas suviše blag, dodajte krastavac ili limun i đumbir.

Na kraju krajeva

U ovom tekstu nisu sumirane baš sve smjernice za povećanje produktivnosti. Vi vjerovatno imate i svoje sopstvene! Naravno, primjena odredaba ovog pravilnika zavisi od vaše tačne pozicije i radne sredine, ali će vam poslužiti kao odličan temelj za smanjenje ometajućih faktora na poslu.

Ne očekujte da će se promjena u nivou produktivnosti desiti preko noći. Budite konzistentni i postepeno implementirajte savjet po savjet i razvijajte naviku po naviku. Ubrzo ćete primijetiti da vaša produktivnost raste i ubirat ćete plodove svog truda.

Inspiracija: Life Hack